更新日:2025/02/27
はじめに
こんにちは、29歳サラリーマンのたろうです。サラリーマンにとって会議はとても重要で、実は会議の成功は事前の案内メールにかかっています。参加者に要点を伝え、必要な準備を促すことで、スムーズな進行・議論が可能になります。今回は社内・社外宛の会議案内を送る際、アクションの有無に応じた例文やポイント紹介し、送信前のチェックリストも解説します📝
目次
社内：参加者が資料事前確認のアクション有り
件名：〇〇会議のご案内と事前資料の確認依頼
本文：
関係者各位
お疲れ様です。以下の通り〇〇会議を開催いたします。
日時：〇月〇日（〇）〇:〇〇～〇:〇〇
場所：〇〇会議室 / オンライン（URL: 〇〇）
議題：
・〇〇の進捗確認
・△△の課題について協議
会議前に添付の資料をご確認頂けますと幸いです。当日、〇〇についての意見を伺えればと思います。
ご不明点があればお知らせください。よろしくお願いいたします。
送付前のチェックリスト
✔ 会議の目的と議題が明確か
✔ 参加方法（会場/オンライン）が正しく記載されているか
✔ 事前確認が必要な資料を添付したか
宛先に関しては、人数が少なかったり、メインのメンバーが決まっていれば、
「〇〇部〇〇様、Cc関係者の皆様」等具体化するのも一案です。
社内：参加者の事前アクション無し
件名：〇〇会議のご案内
本文：
関係者各位
お疲れ様です。以下の通り〇〇会議を開催いたしますので、ご予定いただけますと幸いです。
日時：〇月〇日（〇）〇:〇〇～〇:〇〇
場所：〇〇会議室 / オンライン（URL: 〇〇）
議題：
・〇〇の進捗報告
・△△の意見交換
当日は特に事前準備は不要です。
何かご不明点があればお知らせください。
よろしくお願いいたします。
送付前のチェックリスト
✔ 会議の基本情報が抜けていないか
✔ 事前準備が不要であることを明記したか
宛先に関しては、人数が少なかったり、メインのメンバーが決まっていれば、
「〇〇部〇〇様、Cc関係者の皆様」等具体化するのも一案です。
社外：参加者が資料事前確認のアクション有り
件名：〇〇打ち合わせのご案内と事前資料の確認依頼
本文：
株式会社〇〇
【相手の名前】様
お世話になっております。以下の通り、〇〇に関する打ち合わせを開催いたします。
日時：〇月〇日（〇）〇:〇〇～〇:〇〇
場所：〇〇会議室 / オンライン（URL: 〇〇）
議題：
・〇〇の進捗報告
・△△の対応方針について
当日スムーズに進行できるよう、添付資料をご確認いただけますと幸いです。ご意見やご質問がございましたら、当日お聞かせください。
何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。よろしくお願いいたします。
送付前チェックリスト
✔ 会議の目的と議題が明確か
✔ 依頼内容が丁寧な表現になっているか
✔ 事前確認が必要な資料を添付したか
社外：参加者の事前アクション無し
社外：参加者の事前アクション無し
件名：〇〇打ち合わせのご案内
本文：
株式会社〇〇
【相手の名前】様
お世話になっております。以下の通り、〇〇に関する打ち合わせを開催いたします。
日時：〇月〇日（〇）〇:〇〇～〇:〇〇
場所：〇〇会議室 / オンライン（URL: 〇〇）
議題：
・〇〇の進捗報告
・△△の意見交換
事前準備は特に必要ございませんが、当日ご意見を伺えれば幸いです。何かご不明点がございましたら、お知らせください。
よろしくお願いいたします。
送付前チェックリスト
✔ 丁寧な表現になっているか
✔ 会議の基本情報が明確か
まとめ
今回は社内・社外宛の会議案内を送る際に、アクションの有無に応じた適切な例文とポイントを紹介しました。会議開催前の案内メールは、社内・社外、事前アクションの有無に応じて適切に書き分けることが重要です。特に社外向けは、より丁寧な表現を心がけましょう。送信前のチェックリストを活用し、分かりやすいメールを作成してください📩
本日は最後まで読んでいただき、ありがとうございました！今後も皆様の役に立つ情報を発信できるよう精一杯頑張っていきますのでよろしくお願いします⭐️
