こんにちは！ 26歳サラリーマンのたろうです。 本業では製造業で新製品開発に携わっています。また、大学院では生体材料に関する研究をしていました🧪
会社で懇親会を行う際に、声掛けやメールの文面等で悩むことがあると思います🌀
特に若い方は幹事の経験も少なく、お金がからむので、慎重に行う必要があります💰
そこで今回はメール文例をシチュエーション別にまとめてみました。
下記文例を参考に必要に応じてイベント詳細等必要事項を追加するようにしてください！
目次
■シチュエーション1: 参加者全員が会費を均等に負担する場合
■ シチュエーション2: 参加者全員が会費を均等に負担する場合 -堅苦しくないパターン
■ シチュエーション3: 役職毎に金額を分けて負担する場合
■シチュエーション4: 役職毎に金額を分けて負担する場合-堅苦しくないパターン
シチュエーション1: 参加者全員が会費を均等に負担する場合
件名：懇親会参加費のお知らせ
皆様
いつもお世話になっております。
先日ご案内致しました〇日開催の懇親会の会費をのお支払いに関しまして、下記の通りご案内申し上げます。
【参加費】XXX円
【支払い方法】事前に幹事へのお渡し又は、現地での支払い
なお、ご参加いただけなくなった場合には、〇日までにお知らせいただきますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽に幹事までお問い合わせください。
最後になりますが、皆様と楽しいひと時を過ごせることを心よりお待ちしております。
以上
シチュエーション2: 参加者全員が会費を均等に負担する場合 -堅苦しくないパターン
件名：懇親会参加費のお知らせ
皆様
いつもお世話になっております。
先日ご案内致しました〇日開催の懇親会の会費を下記の通り集金させていただきたく存じます。
【参加費】XXX円
【支払い方法】事前に幹事へのお渡し又は、現地での支払い
なお、ご都合が悪くなりキャンセルされる場合は〇日までにお知らせください。
ご不明な点がございましたら、お気軽に幹事までお問い合わせください。
最後になりますが、皆様と楽しいひと時を過ごせることを心よりお待ちしております。
以上
シチュエーション3: 役職毎に金額を分けて負担する場合
件名：懇親会参加費のお知らせ
皆様
いつもお世話になっております。
先日ご案内致しました〇日開催の懇親会の会費をのお支払いに関しまして、下記の通りご案内申し上げます。
【参加費】
役員：XXX円
課長：YYY円
一般社員：ZZZ円
【支払い方法】事前に幹事へのお渡し又は、現地での支払い
なお、ご参加いただけなくなった場合には、〇日までにお知らせいただきますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽に幹事までお問い合わせください。
最後になりますが、皆様と楽しいひと時を過ごせることを心よりお待ちしております。
以上
シチュエーション4: 役職毎に金額を分けて負担する場合-堅苦しくないパターン
件名：懇親会参加費のお知らせ
皆様
いつもお世話になっております。
先日ご案内致しました〇日開催の懇親会の会費を下記の通り集金させていただきたく存じます。
【参加費】
役員：XXX円
課長：YYY円
一般社員：ZZZ円
【支払い方法】事前に幹事へのお渡し又は、現地での支払い
なお、ご都合が悪くなりキャンセルされる場合は〇日までにお知らせください。
ご不明な点がございましたら、お気軽に幹事までお問い合わせください。
最後になりますが、皆様と楽しいひと時を過ごせることを心よりお待ちしております。
以上
その他注意点
・参加者全員に金額を事前にお知らせすること
・金銭の管理を厳重に行うこと
・適切な領収書を発行すること
・会計報告書を作成し、イベント終了後に参加者全員に提出すること
・集めたお金の使途を明確にすること
・参加者全員に集金のルールを明確にすること ・参加費を事前に集める場合は、締め切りを守り、追加の参加者がいないか確認すること
・不正な金銭の受け渡しを防止するため、複数人で対応すること
赤字部分は特に重要ですが、他の部分に関しても事前に上司や先輩に相談するのがおすすめです！
幹事はいろいろと大変ですが、日頃お世話になっている職場の方々にお疲れ様と感謝の気持ちを込めていろいろ考えることが大事ですね。
皆さんが滞りなく進めれることを心から祈っております🍻